إعداد مؤتمر

تُعدّ المؤتمرات العلمية والتخصصية من أنفع ما ابتدعته الحضارة المعاصرة، والمؤتمر الناجح يعتبر مكسباً كبيراً للبلد الذي يعقد فيه والجهة المنظمة والمشاركين على حدٍ سواء، لكن تنظيم مؤتمر ناجح ليس بالأمر الهين واليسير بل يتطلب الكثير من الخبرة والجهد والتنظيم، و نظراً لصعوبة أن يجد الراغبون في تنظيم مؤتمر عوامل نجاحه موثقة في مصدر واحد، رغبت في هذه المقالة أن اوضح أهم العوامل اللازمة لعقد مؤتمر ناجح.. * المؤتمر مشروع، وأهم خطوة في المشروع هو التخطيط.* ابدأ بالاستعداد للمؤتمر مبكراً.* هل تنفيذ المؤتمر وإقامته سيخدم هدفه الأساسي؟* أم أننا سننتهي إلى مناسبة ضخمة للاستعراض والدعاية؟* هل سيخدم المؤتمر البلد المنظم وموضوع المؤتمر أم أنه سيتحول إلى تلميع أشخاص محددين؟* لا تبدأ مؤتمراً قبل أن تكون لديك ميزانية مناسبة، وتحرك في إطار ما تسمح به ميزانيتك، وفي العموم إن وضوح الهدف ودقة التخطيط وحسن التنظيم هو أهم من وجود ميزانية كبيرة.* ما مدى قدرتك على أخذ الالتزام بالعمل من أعضاء لجان المؤتمر والإدارات المساندة بالجهة التي تعمل بها؟ هل لديك القدرة على مكافأتهم مادياً أو هل لديك سلطة إدارية عليهم بحيث تكافئهم لاحقاً بشكل أو بآخر نظير جهودهم؟ إن هذه المسألة مهمة جداً ويجب أن تكون الرؤية واضحة فيها لجميع اللجان والعاملين فيها والموظفين المساندين و... الخ.. وفي المقابل لابد أن يُبلغ جميع العاملين في لجان المؤتمر بضرورة الالتزام بمهامهم ومواعيد تنفيدها، واستبعاد عدم الملتزمين ولو في منتصف الطريق.* هل لديك إلمام بظاهرة يتخذها بعض الأعضاء بأن يكونوا Free Riders أي يكتفوا بالعضوية بدون بذل جهد لإنجاح المؤتمر، مما يجعل ضغط العمل ينصب على أناس محددين؟وهذا أمر يحبط ويحرق المخلصين جداً.. هل لديك القدرة على التعامل بحزم مع مثل هؤلاء؟* إن جدية المؤتمر ووضوح الهدف منه يتطلب اختيار أصحاب الرأي الواضح والصريح.أخيراً: المؤتمرات فرصة لتلاقي الأفكار وتبادل الخبرات،فإن أتاحت لك عزيزي القارئ فرصة لحضور مؤتمر لا تتردد.عضو الهيئة الاستشارية للمدينة الإلكترونية