الاجتماعات كثيرة

في عالمنا المؤسسي الإداري من وزارة أو مؤسسة أو منظمة لا بد أن يُعقد في أروقتها اجتماعات، وهذا أمر طبيعي، وقد تكون هذه الاجتماعات يومية، ويمكن أن تطول بالساعات وعلى حساب الأعمال والمهام الإدارية اليومية، وعلى معاملات أصحاب العلاقة واستقبال المراجعين، وتستهلك ويهدر الكثير من قيمة الوقت بالمؤسسة والجهد البشري بسبب هذه الاجتماعات. وإذا كان الأفراد في مؤسسة ما لا يضبطون اجتماعاتهم بأفضل الممارسات فكيف سيضبطون حركتهم في واقع الحياة؟. والحصيف من يدير أي اجتماع يُكلّف به بأفضل أسلوب، والكل يستطيع أن يفعل ذلك. وللأسف ما زالت ثقافتنا العربية في مؤسساتنا بخصوص الاجتماعات لا بد أن تكون بالساعات، والكلام الكثير والتمطيط، وفي الأخذ والرد، والتشعبات في الموضوعات والاسترسال فيها، فيضيع الاجتماع والقرار الفصل الذي كان من أجله عقد الاجتماع، فيخرج الجميع من الاجتماع من غير شيء، وإذا صح أن نطلق عليها اجتماعات "سوالف مجالس" ولا نعمم ولكن هذا واقع.وإذا أردنا أن تكون اجتماعاتنا ذات جدوى وفعالية وأثر على المؤسسة أولا، وعلى كل من يعمل فيها ومن يتعامل معها، علينا:-*أن تكون بداية أي اجتماع قوية.* الالتزام بموعد انعقاد الاجتماع من كافة الأعضاء.* ضبط إيقاع الوقت أثناء الاجتماع.* استخدام أفضل الممارسات في إدارة الاجتماعات.* كن واضحاً في كل اجتماع يُتفق على عقده.* قدّم ملخصاً واضحاً فيما تم التوصل إليه في الاجتماع، وماهي التوصيات والقرارات بحق أي موضوع تمت مناقشته، ولا تجعله ينتهي دون دراية ولا ملخص سريع."ومضة"حان الوقت أن نجعل اجتماعاتنا ذات فعالية وإنتاجية وقرارات صائبة. فإذا وجدت الإرادة الحية تحركت الإدارة نحو الصواب والفعل الإيجابي. ومن يغفل عن خارطة الاجتماعات الصحيحة يضع في الطريق، ولا يصل إلى نتيجة.